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大数据背景下高校图书档案的管理策略
关键词：大数据、高校图书馆、管理策略
引言：随着信息时代的到来，数字技术已经广泛应用于社会的各个领域，特别是在高校图书馆档案管理中运用大数据技术，促进了管理质量水平的相应提高。为适应时代发展的需要，加强高校图书馆的档案管理工作。本文主要针对大数据背景下高校图书馆档案管理策略进行深入研究。
1 前言
在大数据时代的影响下，高校图书馆的档案管理载体正逐步由传统纸质向数字化网络化转变。大数据时代的特点是大量的数据处理,其本质是积累和保存原始数据的基础上,数据和大数据技术密切相关,图书馆档案管理的整体水平,因此,合理使用大数据技术的高校图书馆档案管理不仅能提高图书馆档案管理水平,而且为人们提供方便的服务。
2 大数据背景下高校图书馆档案管理存在的问题
2.1 缺乏准确、连续的原始数据
随着高校图书馆档案管理的不断发展和进步,高校图书馆档案管理部门的相关人员必须精通信息和电脑系统来处理信息,但仍有大量的原始数据需要记录,员工以传统的手工方式输入。因此，一旦原始数据出现误差，就会导致高校图书馆档案管理计算结果出现偏差，甚至产生较大误差。同时，高校图书馆档案管理水平的提高，使计算机系统在档案管理工作中的比重越来越大。一旦计算机系统初始状态出现错误，将对图书馆内部控制产生不利影响，使其不符合高校图书馆档案管理开发系统的相关要求。此外，初始数据在输入过程中没有备份，会导致数据信息的丢失，导致高校图书馆档案管理中缺乏全面的数据信息，直接影响到图书馆的内部控制制度。
2.2高校图书馆档案管理评价体系尚未完善
在高校图书馆档案管理部门，相关人员对档案管理中可能出现的突发情况没有全面的考虑
过程，导致高校图书馆档案管理缺乏一定的实践性，无法提高高校图书馆的档案管理水平。档案管理人员大多过于注重档案的调查和保存，有的档案管理人员身负多项工作，无法全身心投入工作。目前，大多数图书馆虽然采用数字形式进行档案管理，但它们只对部分电子文件进行加密和保存，然后根据管理要求对档案进行调查。与此同时，一些档案管理人员没有综合的理解大学图书馆的档案管理，以及评价体系还没有达到成熟的阶段，这导致大学图书馆的档案管理水平停滞不前、高校图书馆档案管理部门的工作效率大大降低。
2.3高校图书馆档案管理过于依赖系统软件
高校图书馆档案管理大多采用计算机系统软件。虽然它为工作人员提供了方便，减少了工作量，但也导致了大多数档案管理人员对图书馆档案管理软件的依赖程度越来越高，这与软件系统是分不开的。调查表明，这些软件系统还存在许多不足之处，如不能对错误信息进行分析，导致高校图书馆档案管理存在大大小小的问题。一旦出现电源故障，这些软件就无法正常使用，最终导致高校图书馆档案管理工作无法正常运行。
3大数据背景下高校图书馆档案管理的改进措施
3.1建立健全的高校图书馆档案管理部门
为了一步一步提高高校图书馆档案管理部门的组织，要有科学和标准化的高校图书馆档案管理部门，为高校图书馆档案管理工作的发展奠定良好的基础，并极大地提高高校图书馆档案管理工作的整体水平。同时，组织合理的层级划分，只有这样才能使档案管理部门的职能最大化，促进档案管理真正实现分级管理。在大数据背景的影响下，我国高校图书馆档案管理部门应积极与有效的信息数据进行沟通，实现信息资源共享。因此,高校图书馆档案管理部门的人员必须有一个全面了解自己的功能范围和工作内容,并根据他们的工作职责相互通信,以确保有关组织和机构的改进高校图书馆档案管理部门,从而大大提高档案管理的效率。
3.2加强和提高高校图书馆档案管理人员的专业能力
随着信息时代的到来，科学技术的不断发展和进步，对计算机系统的设计、运行和维护等方面应进行更深的研究。同时，高校图书馆档案管理使用的计算机系统需要按照手册系统进行设置，所涉及的每一项数据内容都由同一专业的高校图书馆档案管理人员进行记录。档案人员职责的合理分配，既能保证高校图书馆档案管理资料的独立性和完整性，又能提高高校图书馆档案管理工作的科学化水平。
3.3加强高校图书馆档案管理部门的内外沟通
在整个生产过程中高校图书馆档案的科学管理,有关部门高校图书馆档案管理需要进行频繁和活跃的交流信息资源,因此,档案管理部门需要建立良好的信息沟通渠道,和每个部门的职责进行明确分工。另外，高校图书馆档案管理部门之间要积极沟通，确保高校图书馆档案管理指示和命令及时传达给相关部门，并落实工作。同时，档案管理部门要与外部的企事业单位进行沟通，并对沟通过程进行有效的控制。一旦发现问题，必须及时报告并进行处理，建立一套完善合理的过程控制。高校图书馆档案管理部门在内部与外部的沟通过程中，不仅能保证信息资源的顺利传递，还能使相关档案管理部门从各个方面提高高校图书馆档案管理的有效性和合理性。
4结论
综上所述，大数据信息技术在高校图书馆档案管理中的合理运用，可以大大提高档案管理的质量水平。同时，大数据技术的合理运用，也推动了图书馆档案管理模式的快速变革。因此，对高校图书馆档案管理进行深入研究，不仅能有效提高档案管理水平，而且能提供便捷的服务。
参考文献：
[1] 冯高 《高校图书馆档案管理策略研究》《大数据背景》，辽宁师范大学学报(社会科学版)，第3卷，页。137 - 138年,2018年。
[2] 萧媛媛 《高校图书馆档案管理策略研究》大数据背景，百科全书BBS电子杂志，第13卷，732-733页，2018。
[3]左子平，大数据背景下的高校图书馆档案管理战略《分析》，《一百篇论文》(第二篇)，第七卷，第1页。2018年4 - 5。
高校图书馆组织管理新趋势研究
引言：高校图书馆必须发展创新组织与管理，以适应新的服务需求。基于Ithaka S R研究图书馆组织的工作报告中,我们可以看到许多新趋势的研究图书馆组织的工作,例如,组织结构的灵活性和敏捷性,开放和透明的组织战略、组织文化的创新和变革,组织的拓展功能,及组织之间的交互技术。本报告对国内高校图书馆的组织建设有一定的启示。
关键词：高校图书馆组织工作、组织结构、组织策略、组织环境
Ithaka S R是一个非盈利的服务组织，致力于通过学术研究引领经济和技术创新。该组织重点研究两大领域:“教育转型”和“图书馆与学术交流”。促进高校在新兴技术和新的学术交流环境下的蓬勃发展，帮助学术界利用数字技术保存学术记录，实现教学和科研的可持续发展。与基金会、图书馆、出版社、高校等文化机构合作，定期出版“图书馆与学术交流”专题研究报告。这些报告对图书馆和其他信息专业机构的决策和规划具有重要的参考意义，并被一些国际著名会议和报告所选择。国内知名学者(如吴建中《走向第三代图书馆》、楚景礼《适者生存的自然选择》)在《图书馆趋势预测与未来展望》等文章中，也经常看到引用Ithaka S R调查的结果。可见，Ithaka S R的“图书馆与学术交流”研究报告不仅是对发展趋势和可预见趋势的被动反馈，而且在提供战略参考信息的同时，也引发了国际图书馆界更广泛的讨论、分析和行动。
1高校图书馆组织管理简介
组织管理是对实现组织目标所必需的各项业务活动进行分类和组合，划分不同的管理层级和部门，授权不同层级和部门的管理者，并规定这些层级和部门之间的协调关系的过程。组织工作的变化动态地随内部和外部环境及组织目标的变化而变化。Ithaka S R认为，世界各地的高校图书馆正在经历一场颠覆性的变革。电子图书、共享、开放、联合、特色服务、社会参与是新时期图书馆的新特征。为了支持这一战略转型，图书馆需要开发创新的工作组织模式，发挥其作为校园合作中心和支持教学和研究的知识中心的潜力。因此，Ithaka S R以高校图书馆组织为课题，进行了实证研究。这项研究是通过对18位大学图书馆员的电话采访进行的。在受访者方面，Ithaka S R特别选择了具有一定组织规模和能够反映组织复杂性的图书馆馆长。在采访内容上，Ithaka S R关注的是那些正在发生变化或处于试点阶段的组织结构，以及策展人对领导模式、决策模式和组织结构的独特见解。在访谈方式上，Ithaka S R选择了半结构化的访谈方式，并在提醒列表中提出了一系列事先准备好的问题，鼓励受访者从自己独特的领导经验出发，深入思考组织领导和组织结构。访谈者也可以根据访谈者的喜好[4]进行更多的自由对话来讨论问题。最后，通过访谈前、中、后的数据收集与分析，2016年8月18日正式发布Ithaka S R《高校图书馆组织管理》报告。
报告主要揭示了[4]五个方面:(1)梳理公共组织和领导模式的高校图书馆,包括5个处子责任模式,服务,联合图书馆员,机构和selforganization团队,并阐述不同模式的特点和应用范围;(2)分析了劳动分工在不同的角色中高校图书馆的领导团队,包括第八届教育国际会议副馆长、部门领导和中层管理者的职责，以及绩效考核的重点。(3)明确高层领导的职责和工作重点。馆长、副教务长、助理教务长是图书馆高级领导的常见职称。两者的区别在于馆长的工作运作相对独立，而副教务长/助理教务长需要定期、频繁地向教务长汇报工作。图书馆高级领导的主要职责是确立图书馆的愿景，引导图书馆朝着目标愿景迈进。(4)明确高校图书馆组织工作中亟待解决的三大问题，即馆藏评价、服务延伸与发展、基于信息技术的组织变革。(5)探索两种方式调整高校图书馆的工作,一个是直接的,也就是说,促进重组目标需要解决的问题,直接挑战不同的部门和单位,另一种是间接的,也就是说,重新考虑图书馆的各个部分之间的连接通过利用组织重组带来的难得的机会。
2基于高校图书馆发展新趋势的实施策略
1.建立系统的高校图书馆组织发展思路
组织环境、组织战略、组织结构、组织文化和组织技术是影响组织工作的五大偶然性因素。其中，组织环境分为内部环境和外部环境，外部环境是指组织边界内外与个体决策直接相关的自然和社会因素，而组织文化和组织技术是组织内部环境的突出要素。组织环境、组织战略与组织结构之间存在着双向、复杂的协同演化关系。一方面，组织环境在组织战略中起着决定性的作用，组织环境的变化通过战略的设计和实施来影响组织结构的变化。另一方面，组织结构的改变和整体效率的提高可以为组织构思和实施新的战略创造前提条件，从而影响组织环境[5]。高校图书馆的组织工作必须进行的基础上组织环境(包括环境)文化和技术特点、组织战略、组织结构体系和应急发展思维,以:
(1)掌握组织环境分析的主要方法(SWOT分析和PESTN分析等),通过环境扫描、环境监测、环境预测、环境评价等手段，更深入地了解高校图书馆行业的现状和竞争格局，形成科学的图2.书馆行业管理模式
外部发展规划的预测。
(2)根据战略发展规划中的服务类别、资源配置、协同效应和竞争优势，组织开展图书馆工作，形成与战略相适应的组织结构。
(3)注重组织应急因素之间的相关维度，实现组织环境、集团战略和组织结构之间的密切协调和联动发展。从组织战略上建立灵活的任务型组织基于任务的组织是一个基于“战略-目标-任务”的闭环系统，是目标和关键结果管理工具在管理实践中的灵活应用。灵活性是任务型组织最基本的特征。首先，基于任务的组织认同组织不是机器，而更像是一个有机体改变结构、角色和流程以响应和适应环境[7]。完成来自组织战略和目标的任务被称为灵活性。其次，任务型组织强调分权、员工参与和创新，这在很大程度上体现了组织的灵活性和创新活力。最后，任务型组织是一个适应性强、变化快的临时系统，它是围绕任务求解的不同领域展开的。它可以根据战略任务分阶段存在，可以重新整合到传统组织中，更加灵活。摘要高校图书馆在进行组织改革的过程中，应根据以下现实考虑任务型组织模式和传统组织模式对组织的适应性，如程序性任务采用任务型组织模式，非程序性任务采用传统组织模式。在实施任务型组织模式的过程中，高校图书馆应注意:(1)从图书馆的战略视野出发，推进中期目标和更加客观、具体的年度目标;(2)实施年度任务执行，进一步分解重点任务，建立按任务划分的最小作战单位;(3)持续跟踪、评估和调整任务的实施，以季度或其他规定的时间跨度频率，通过小迭代完成敏捷项目。
3.以创新为动力，实现馆员的自我驱动和发展组织结构
必须以人为本，重点解决任务。知识的创新能力员工将决定组织创新驱动发展战略实施的有效性。因此，高校图书馆必须了解如何使组织和制度具有包容性创新使图书馆员保持学习能力和创造力，最终实现图书馆员的战略转型通过图书馆员的自我驱动和发展，实现图书馆的创新驱动。战略转型需要完成大致分为四个阶段:初期的创新先锋，稳步提升阶段的团队雄心，快速合作阶段扩张阶段和整合发展阶段的战略转型。在最初的阶段，高校图书馆高校要树立创新发展的共同愿景，分散创新精神和创新能力能够通过基层图书馆员队伍的示范作用，建立一支创新驱动型图书馆员队伍加强知识共享，形成创新的知识网络创新能力。在高校图书馆快速扩张的阶段，高校图书馆需要加强自身的协调与建设图书馆员之间的创新合作与努力，帮助图书馆员完成个人无法完成的任务的力量。在整合与发展阶段，高校图书馆需要进一步巩固经验最佳实践模式的早期战略转型以原则和规范的形式，整合发展创新图书馆内外的资源，形成颠覆组织发展的创新驱动转型。
4.以开放透明的沟通文化促进高效的组织
公开透明的沟通文化是几乎所有高性能组织文化的有机组成部分。无论是高层协作还是高性能管理，都必须以公开透明为前提交流文化。开放透明的传播文化的特点是向上结合
通信、下行通信和并行通信，是一种多向通信机制正式沟通与非正式沟通相结合，形成统一
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