工作中断:深入地探究工作中断在组织生活中的作用外文翻译资料

 2022-01-01 22:20:10

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工作中断:深入地探究工作中断在组织生活中的作用

詹妮弗·乔治·赖斯大学

管理学者和实践者通常将中断定义为阻碍或延迟组织成员在工作任务上取得进展的事件或事件。因此，他们通常认为中断对组织成员具有破坏性。例如，Grove将管理者经常遇到的意外拜访描述为“管理工作的瘟疫”(1983:67)。同样，Perlow(1999)提出，软件工程师经常受到同事打扰会导致“时间饥荒”，在这种情况下，工程师们会感到工作职责比时间更多。即使是组织成员对干扰的典型定义(例如，破坏连续性的东西[韦伯斯特的第九本新大学词典])也有消极的含义。

尽管有这些消极的看法，但干扰在组织生活中是普遍存在的，而且经常以各种方式和形式发生。例如，一天中意想不到的会议和对话打断了经理们的工作模式，阻碍了他们进行长时间、孤立的反思的机会(Berger amp; Merritt, 1998; Grove, 1983; Mintzberg, 1990; Thomas amp; Ayres, 1998)。考虑到许多工作都需要多个任务，而且是不断变化的，因此，一项需要立即关注的额外活动的开始可能会打断一个人当前任务的工作(Cellier amp; Eyrolle, 1992; Kirmeyer, 1988)。不同时间跨度的多个任务——一些任务可以在一次会议中完成，而另一些任务则需要数月或数年的项目跨度或战略跨度(Jacques, 1982)——可能会导致人们中断一项任务的工作，转而专注于另一项任务。即使是生理和心理的工作环境也会产生干扰。非正式的工作环境和开放式的办公室布局，旨在提高灵活性和节省空间，使人们走得更近，并增加意外的身体接触的可能性，从而中断一个人的工作(Oldham, Kulik, amp; Stepina, 1991;Perlow, 1999)。背景噪音或附近其他人的谈话可能会令人讨厌，干扰一个人的注意力(Oldham et aI., 1991)。

此外，信息技术的进步增加了一个人或一群人打断另一个人的方式。例如，电子邮件和其他形式的电子通信已经加入电话和寻呼机作为通信媒介，它们的广泛使用增加了人们工作中被打扰的可能性(e.g., Cutrell, Czerwinski, amp; Horvitz, 2001; Czerwinski, Cutrell, amp; Horvitz, 2000; Speier, Valacich, amp; Vessey, 1999)。

虽然中断在组织生活中经常发生，但它们在管理和组织文献中受到的关注有限。一项经典研究表明，被打断的任务更容易回忆起来(Zeigarnik, 1927)，激发了偶尔对干扰的研究兴趣(e.g., Gillie amp; Broadbent, 1989; Kirmeyer, 1988; Schiffman amp; GreistBousquet, 1992 )。然而，到目前为止，“没有系统的研究机构来研究是什么生理或心理特征造成了中断”(Moray, 1993: 120)。此外，在现有的文献中还没有提出中断的不同概念之间的有意义的区别。

鉴于对中断的多种多样的解释与理解它们在组织生活中的角色有关，在本文中，我们汇集了来自不同文献机构的研究，以开发一个关于中断及其潜在后果的综合视角。基于我们的综合视角，我们区分了四种中断类型:入侵、中断、干扰和差异。我们定义并描述了这些类型中的每一种，并提出了每种中断类型可能对其工作被中断的人产生消极和积极后果的条件。

系统地处理不同类型的干扰及其潜在后果，为研究组织成员如何安排时间和管理工作提供了额外的清晰度和精确性。我们对干扰的综合观点与许多研究领域有关，比如时间管理(Perlow, 1999)，组织中工作和休闲之间的界限(e.g., Ciulla, 2000; Perlow, 1998)，以及对职业和工作的研究，在这些职业和工作中，个人经常在自治和时间压力的条件下执行多项复杂的任务。区分不同类型的干扰及其潜在的积极和消极后果也有助于我们理解个人和组织生产力的决定因素(i.e., the relationship between the time spent on a task and the magnitude and quality of work output)。在工作环境中，由于弹性工作时间计划和计算和通信设备的普及，组织成员可以更好地控制他们何时以及如何工作(Ciulla, 2000)，因此理解各种干扰的性质和后果变得更加重要。

1.中断的入侵

入侵是由另一个人发起的意外遭遇，它中断了个人工作的流程和连续性，并使该工作暂时停止。例如，计划外的私人访问或电话，是一种干扰，迫使人们花时间与他人在一起，而这些活动可能对完成当前正在执行的任务没有帮助(e.g., Coates, 1990; Vernon, 1990)。考虑一个教员的例子，他试图在一定的期限内完成提交给学术期刊的文稿。由于学生、同事、配偶和孩子经常打扰论文的写作，教授可能不太可能在截止日期前完成论文。每一次由于计划外的个人互动，论文不得不停止，作者可用的分钟和小时就会减少，最终完成写作的天数也会减少。

1.1入侵视角

入侵通常从时间管理的角度来看。遵循一种哲学和实践，解决掌握时间和调度，以增加产量，时间管理的支持者主张，个人和组织尽量减少入侵的发生(Taylor，1911)。从时间管理的角度来看，入侵对执行工作任务的人具有破坏性，其程度是，入侵经常发生，是意料之外的，并且消耗很长时间。因此，时间管理的著作规定了管理入侵的时间，以便它们更不频繁和可预测，并控制入侵消耗的时间量。

控制组织中入侵的可预测性策略的一个例子是所谓的“安静时间”，它指一个组织的成员约定一段标准的工作时间，在这段时间内，同事之间不会互相打扰，组织成员可以专注于自己的工作(Coates, 1990; Perlow, 1999)。另一种策略是试图将类似的入侵行为分组到预先设定的时间内处理的批次中(例如，教师为学生设定办公时间，或者只在预先设定的时间检查电子邮件和语音邮件)。

当意想不到的入侵发生时，一个人可以克制自己，不邀请一个意想不到的客人坐下，或者可以把一个意想不到的电话通话时间限制在五分钟以内。人们还可以为最常见的入侵创建标准响应，或者将文件和记录组织得很好，这样当经理或同事提出请求时，相关信息就近在眼前(Grove, 1983)。因此，时间管理的支持者提倡使用策略和策略来管理入侵，通过控制入侵的时间和长度，直到它们对完成主要任务的危害最小。

对入侵造成的破坏通常被认为是负面的。然而，对入侵进行更深入的研究表明，它们可能会产生消极或积极的后果，这取决于多种因素，包括谁发起了入侵，以及意外交互的内容和功能。例如，如果一个经理主动与他或她的员工进行随机会面，以收集书面报告中可能缺少的实时信息(Kotter, 1982)，那么就可以提供有价值的信息。此外，这些经理发起的入侵可以改善沟通和发展与下属的高质量关系。此外，如果员工发现被他人打断会造成干扰，他们可以同时认为这些打断活动中有许多对自己的工作有帮助(Perlow, 1999: 75)。以下对这些问题的分析揭示了入侵可能带来的消极和积极后果。

1.2干扰:被打扰者的后果

潜在的积极后果往往被忽视。当处理重要任务的可用时间不足时，可能会出现负面后果。与他人的计划外互动会消耗原本可以花在关键任务上的时间，而这些干扰会让一个人没有足够的时间来完成最后期限、实现目标或仅仅完成任务。Perlow(1999)在一项人种志研究中说明，管理者和同事频繁的打扰会阻碍个人完成工作的努力，并会产生一种责任比实际时间更多的感觉。

与时间压力相关的其他负面影响可能包括压力和焦虑感的增强，因为被打断的人意识到可用的时间更少了，他或她可能无法达到任务里程碑。当被打扰的人有完成重要任务的紧迫感时，这种消极的干扰后果最有可能发生。此外，入侵可能会阻碍个人达到完全参与正在执行的任务的状态。当一个人在没有时间意识的情况下内在地受到激励并积极地从事一项任务时，就会出现这种状态，而这些情况通常与“流动”和永恒的概念有关(e.g., Csikszentmihalyi, 1975; Csikszentmihalyi amp; LeFevre, 1989; Mainemelis, 2001)。当一种入侵发生时，随之而来的干扰和随后的社会互动可能会打断一个全神贯注工作的人的集中注意力，恢复时间意识，并在有许多其他活动要做时产生时间匮乏感。

总而言之,入侵可能有负面影响的人的压力,导致足够的时间执行时间敏感的任务,压力或焦虑与高度相关的时间压力的感觉,和/或干扰一个人的总参与任务执行状态。

然而，干扰对被打扰的人也有好处，认识到这些好处对于利用它们是至关重要的。否则，潜在的有益入侵可能会减少，因为它们将被视为负面影响。当入侵导致对当前任务的质量或完成至关重要的信息的传输或更改时，被打断的人会受到积极的后果。例如，同事、下属或客户的计划外干扰可以为个人提供有价值的信息，而这些信息可能不会通过更成熟和正式的方式提供，比如客户计划会议(Sutton amp; Kelley, 1997)或部门活动报告(Kotter, 1982)。此外，虽然执行委派任务的下属的打扰可能会给主管带来不便，但它可能会帮助执行委派任务的下属提高对任务的理解，防止将来出现问题和浪费时间。

如果处理不当，侵入可能会消耗宝贵的时间和精力，也可能会建设性地利用时间，从而增加可能不会发生的反馈和信息共享。继续我们的例子，一位教授正在写论文，他的同事可能会打扰他借一些期刊。在查找具体的卷数时，教授提到了论文的主题，然后她的同事告诉她，该领域的一位专家就该主题写了一本新书。这种自发的反馈和信息共享通常不会发生在入侵中通过其他渠道，不加区别地减少入侵可能被证明是不利的。总的来说，入侵对被打断的人有积极的影响，因为它们提供非正式的反馈，促进信息共享，而这是不太可能通过更成熟的手段发生的。

由于时间管理的观点渗透到许多组织和工作环境中，各级组织成员普遍倾向于以消极的态度处理干扰，而没有意识到他们的控制或消除可能导致绩效不足。我们已经证明，一些入侵可以产生积极的后果。为了处理入侵所带来的各种后果，组织必须开发出方法来管理以下两者之间的紧张关系:一方面需要隔离个人以让他们完成工作，另一方面需要鼓励个人接受入侵，将其作为非正式反馈和信息共享的潜在来源(Perlow, 1999)。

2. 中断时的休息

中断是有计划的或自发的从任务中退出，中断任务的流程和连续性。就像入侵一样，休息是一个人在完成任务时的停顿，但与入侵不同的是，它需要从工作中抽出预期的或自己限定的时间来适应个人需求和日常节奏。休息反映了组织成员不能在整个工作日无限期地持续工作的认识。工作可以自然地被工作进程所指示的休息所打断，也可以在规定的时间被预先安排的休息所打断，或者在组织成员认为合适的时候被他们自发地打断。在我们的跑步例子中，教授可能会在完成论文的主要部分后休息一下，可能会提前安排时间吃午饭，或者可能会在她一片空白，似乎找不到解决挑战性问题的方法时休息一下。在一个人完成一项任务的强度涨落的背景下，休息提供了一段空闲时间(从主要任务的角度来看)来恢复精力，以便重新开始工作。

2.1空闲工作时间的视角

相对较少的研究直接指出，人们需要偶尔改变工作节奏或工作与娱乐之间的振荡，特别是当他们疲劳时(Henning, Sauter, Solvendy， amp; Krieg, 1989)或长时间连续工作(Csikszentmihalyi, 1975)。当人们感到无聊、沮丧或只是需要休息时，休息就会自动发生(例如，个人花时间上网，打私人电话，平衡他们的支票簿，或参观饮水机)。它们也可以被有意地纳入工作日。休息可以由组织例行公事(例如，咖啡和午餐休息)正式安排，也可以由员工自己非正式地安排(Roy, 1960)。此外，工作偏好可以决定休息的时间和长度。例如，有些人可能会在一天中有规律地安排休息时间，并努力每天取得稳定的进展，而其他人可能会在一天中随机休息，并遵循一种看似没有效率的时间模式，其间穿插着高效的一天。

与打扰相反，休息往往具有积极的含义，因为它可能对那些感到厌倦、厌倦工作或感到疲惫的人起到娱乐或恢复活力的作用。与此同时，休息也可能对工作流程和任务的完成造成潜在的干扰。例如，过多的休息可能导致拖延，导致代价高昂的延误。下面是对中断的潜在后果的检查。

2.2空闲工作时间:休假者的后果

减少完成任务的时间是休息的最明显的消极后果。有时，一个人的休息是由于他的阻塞或对开始或继续某项任务的抗拒而发生的，这种休息会逐渐侵蚀可用的工作时间，并为拖延者创造进一步痛苦的条件。当一个人在一项任务上的努力间隔很长时间时，休息也会产生消极的后果。当休息频繁或持续很长一段时间时，人们可能会对正在做的工作不那么投入，忘记了该任务的基本细节，需要一段启动期才能像停止时一样全身心地投入到该任务中。总而言之，休息会给个人带来消极的后果，甚至会导致拖延。在开始或继续某项任务时的过度延迟，或花大量时间重新学习正在执行的工作的基本细节。

尽管休息有潜在的负面影响，但对被打断的人来说，它也能发挥多种重要的积极作用。休息的潜在积极后果包括对从事常规或无聊工作的人的刺激(e.g., Fisher,1993);参与对情绪健康、工作满意度和持续生产力至关重要的活动的机会(Csikszentmihalyi, 1975; Elsbach,2001);以及潜意识处理需要创造力的复杂问题的时间(Csikszentmihalyi amp; Sawyer, 1995)。

一些研究把休息作为对疲劳和无聊的反应或预防措施。例如，对数据输入和计算机操作员的研究表明，报告疲劳和无聊率较高的工人休息的时间更长(Henning et aI)。在数据输入任务的短暂休息期间进行身体伸展的员工比那些很少进行身体运动的员工表现得更好(Henning,

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资料编号：[2619]

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