Essential of Management Information systems（Excerpts）
Problem Solving and Systems Development
We have already described the problem-solving process and how it helps us analyze and understand the role of information systems in business. This problem-solving process is especially valuable when we need to build new systems. A new information system is built as a solution to a problem or set of problems the organization perceives it is facing. The problem may be one in which managers and employees believe that the business is not performing as well as expected, or it may come from the realization that the organization should take advantage of new opportunities to perform more effectively.
Letrsquo;s apply this problem-solving process to system building. Figure 11-1 illustrates the four steps we would need to take: (1) define and understand the problem, (2) develop alternative solutions, (3) choose the best solution, and (4) implement the solution.
Before a problem can be solved, it first must be properly defined. Members of the organization must agree that a problem actually exists and that it is serious. The problem must be investigated so that it can be better understood. Next comes a period of devising alternative solutions, then one of evaluating each alternative and selecting the best solution. The final stage is one of implementing the solution, in which a detailed design for the solution is specified, translated into a physical system, tested, introduced to the organization, and further refined as it is used over time.
DEFINING AND UNDERSTANDING THE PROBLEM
Defining the problem may take some work because various members of the company may have different ideas about the nature of the problem and its severity. What caused the problem? Why is it still around? Why wasnrsquo;t it solved long ago? Systems analysts typically gather facts about existing systems and problems by examining documents, work papers, procedures, and system operations and by interviewing key users of the system.
Information systems problems in the business world typically result from a combination of people, organization, and technology factors. When identifying a key issue or problem, ask what kind of problem it is: Is it a people problem, an organizational problem, a technology problem, or a combination of these? What people, organizational, and technological factors contributed to the problem?
Once the problem has been defined and analyzed, it is possible to make some decisions about what should and can be done. What are the objectives of a solution to the problem? Is the firmrsquo;s objective to reduce costs, increase sales, or improve relationships with customers, suppliers, or employees? Do managers have sufficient information for decision making? What information is required to achieve these objectives?
At the most basic level, the information requirements of a new system identify who needs what information, where, when, and how. Requirements analysis carefully defines the objectives of the new or modified system and develops a detailed description of the functions that the new system must perform. A system designed around the wrong set of requirements will either have to be discarded because of poor performance or will need to undergo major modifications. Section 11.2 describes alternative approaches to eliciting requirements that help minimize this problem.
DEVELOPING ALTERNATIVE SOLUTIONS
What alternative solutions are possible for achieving these objectives and meeting these information requirements? The systems analysis lays out the most likely paths to follow given the nature of the problem. Some possible solutions do not require an information system solution but instead call for an adjustment in management, additional training, or refinement of existing organizational procedures. Some, however, do require modifications to the firmrsquo;s existing information systems or an entirely new information system.
EVALUATING AND CHOOSING SOLUTIONS
The systems analysis includes a feasibility study to determine whether each proposed solution is feasible, or achievable, from a financial, technical, and organizational standpoint. The feasibility study establishes whether each alternative solution is a good investment, whether the technology needed for the system is available and can be handled by the firmrsquo;s information systems staff, and whether the organization is capable of accommodating the changes introduced by the system.
A written systems proposal report describes the costs and benefits, and advantages and disadvantages of each alternative solution. Which solution is best in a financial sense? Which works best for the organization? The systems analysis will detail the costs and benefits of each alternative and the changes that the organization will have to make to use the solution effectively. We provide a detailed discussion of how to determine the business value of systems and manage change in the following section. On the basis of this report, management will select what it believes is the best solution for the company.
The Patriotsrsquo; Trail Girl Scouts had three alternative solutions. One was to streamline existing processes, continuing to rely on manual procedures. However, given the large number of Girl Scouts and cookie orders, as well as relationships with manufacturers and shippers, redesigning and streamlining a manual ordering and delivery process would not have provided many benefits. The Girl Scouts needed an automated solution that accurately tracked thousands of order and delivery transactions, reduced paperwork, and created a central real-time source of sales data that could be accessed by council headquarters and individual volunteers.
A second alternative was to custom-build a cookie ordering system using Microsoft Access. Th
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管理信息系统的本质（节选）
一、问题解决和系统开发
我们已经描述了解决问题的过程，以及它如何帮助我们分析和理解信息系统在商业中的作用。当我们需要构建新的系统时，这个解决问题的过程特别有价值。一个新的信息系统是作为解决问题或组织所面对的问题的解决方案而构建的。问题可能是管理者和员工认为企业的表现不像预期的那样好，或者可能来自于意识到组织应该利用新的机会来进行更有效的工作。
让我们将解决问题的过程应用到系统构建中。我们需要采取的四个步骤:(1)定义和理解问题，(2)开发替代解决方案，(3)选择最佳解决方案，(4)实现解决方案。
1. 定义和理解问题
定义这个问题可能需要一些工作，因为公司的不同成员可能对问题的性质和严重性有不同的看法。是什么导致了这个问题呢?为什么它还在?为什么很久以前就没有解决呢?系统分析员通常通过检查文档、工作文件、过程和系统操作以及访问系统的关键用户来收集现有系统和问题的事实。
商业世界中的信息系统问题通常是由人员、组织和技术因素的组合造成的。当确定一个关键的问题或问题时，问它是什么类型的问题:它是一个人的问题，一个组织的问题，一个技术问题，还是这些问题的组合?是什么人、组织和技术因素导致了这个问题?
一旦问题被定义和分析，就有可能对应该做什么和可以做什么做出一些决定。解决这个问题的目标是什么?公司的目标是降低成本，增加销售，还是改善与客户、供应商或员工的关系?管理者是否有足够的决策信息?实现这些目标需要哪些信息?
在最基本的层次上，一个新系统的信息需求确定谁需要什么信息，什么时候，何时，以及如何。需求分析仔细地定义了新的或修改的系统的目标，并对新系统必须执行的功能进行了详细的描述。围绕错误的需求集设计的系统要么因为性能不佳而被丢弃，要么需要进行重大修改。
2. 开发替代解决方案
为了达到这些目标和满足这些信息需求，有哪些替代解决方案?系统分析列出了考虑问题本质的最有可能的路径。一些可能的解决方案不需要信息系统解决方案，而是要求对管理、额外培训或改进现有的组织程序进行调整。然而，有些公司确实需要对公司现有的信息系统或全新的信息系统进行修改。
3. 选择最佳解决方案
系统分析包括一项可行性研究，以确定每个提议的解决方案是否可行，或者从财务、技术和组织的角度实现。可行性研究确定了是否每个备选方案都是一个好的投资，系统所需的技术是否可用，并且可以由公司的信息系统人员来处理，以及该组织是否能够适应系统引入的变更。
一份书面的系统提案报告描述了每种替代解决方案的成本和收益，以及优点和缺点。哪种解决方案在财务上是最好的?哪个对组织最有效?系统分析将详细说明每个备选方案的成本和收益，以及组织将不得不有效地使用该解决方案的变化。我们将详细讨论如何确定系统的业务价值，并在接下来的部分中管理变更。在这份报告的基础上，管理层将选择它认为最好的解决方案。
4. 实现解决方案
实现系统解决方案的第一步是创建详细的设计规范。系统设计显示了选择的解决方案应该如何实现。系统设计是一个信息系统解决方案的模型或蓝图，它包含了所有将在系统分析过程中确定的功能的规范。这些规范应该涉及系统解决方案的所有技术、组织和人员组件。
爱国者队的女童子军有三种不同的解决方案。一是精简现有程序，继续依靠人工程序。然而，考虑到大量的女童子军和饼干订单，以及与制造商和托运人的关系，重新设计和简化手工订购和交付过程将不会带来很多好处。女童子军需要一个自动的解决方案，能够准确地跟踪数千个订单和递送交易，减少文书工作，并建立一个中央实时的销售数据来源，这些数据可以被委员会访问。
第二种选择是使用Microsoft Access定制构建一个cookie订购系统。对于女童子军来说，这种选择被认为太耗时、昂贵和技术上的挑战。它需要2.5万美元的初始编程成本，再加上购买硬件和网络设备来运行系统，并将其连接到互联网，以及训练有素的人员来运行和维护系统。
二、系统构建方法
一些解决基本问题的模型可以用来构建系统。这些方法包括传统的系统生命周期、原型设计、终端用户开发、应用软件包和外包。
1.传统系统生命周期法
系统生命周期法（SLDC）是最老的系统构建方法。生命周期方法是构建系统的分阶段方法，将系统开发划分为一系列正式的阶段。尽管系统构建者可以在生命周期的各个阶段之间来回切换，但是系统生命周期主要是一种“瀑布式”方法，在这个方法中，一个阶段的任务在下一个阶段开始之前就已经完成了。
这种方法在终端用户和信息系统专家之间保持着非常正式的分工。技术专家，如系统分析师和程序员，对系统分析、设计和实现工作的大部分负责。终端用户仅限于提供信息需求和审查技术人员的工作。生命周期也强调正式的规范和文书工作，所以在系统项目的过程中产生了许多文档。
系统生命周期仍然用于构建大型复杂系统，这些系统需要对系统构建过程进行需求分析、预先定义的规范和严格的控制。然而，这种方法也很耗费时间，而且使用起来也很昂贵。在一个阶段的任务应该在下一阶段的工作开始之前完成。活动可以重复，但是必须生成大量的新文档，如果需要修改需求和规范，则必须重新跟踪这些步骤。这鼓励在开发过程中相对较早地冻结规范。生命周期方法也不适用于许多小型桌面系统，这些系统往往结构更少，更个性化。
2.原型设计
原型设计包括快速而廉价地构建一个实验系统，以供最终用户评估。原型是信息系统的工作版本或系统的一部分，但它只是作为一个初步模型。用户与原型进行交互，以更好地了解他们的信息需求，并多次细化原型。当设计完成时，原型将被转换成一个抛光的生产系统。
步骤1：
识别用户的基本需求。系统设计人员（通常是一个信息系统专家）与用户一起工作时间足够长，以捕获用户的基本信息需求。
步骤2：
开发一个初始原型。系统设计人员快速创建一个工作原型，使用工具来快速生成软件。
步骤3：
使用原型。鼓励用户与系统一起工作，以确定原型满足他或她的需求，并为改进原型提出建议。
步骤4：
修改和改进原型。系统构建器注意到用户请求的所有更改，并相应地改进原型。在原型被修改之后，这个循环将返回到步骤3。步骤3和步骤4是重复的，直到用户满意为止。
原型设计在设计信息系统的用户界面时特别有用。因为原型设计鼓励在整个系统开发过程中大量的终端用户参与，所以它更有可能产生满足用户需求的系统。
然而，快速的原型设计可能掩盖了系统开发中的基本步骤，例如彻底的测试和文档。如果完成的原型工作得相当好，管理人员可能不认为需要构建一个抛光的生产系统。一些仓促构建的系统在生产环境中不容易容纳大量的数据或大量用户。
3.终端用户开发
终端用户开发允许终端用户，很少或没有技术专家的正式帮助，创建简单的信息系统，减少生成完成应用程序所需的时间和步骤。使用第四代语言、图形语言和PC软件工具，终端用户可以自己访问数据、创建报告和开发整个信息系统，而专业系统分析师或程序员很少或根本没有帮助。
例如，女性时尚的领先设计师Elie Tahari ltd.使用信息构建公司的网络焦点软件，使授权用户能够获得订单、库存、销售和财务方面的自助报告。销售主管使用这个系统来查看他们的账户，确定商品的销售情况，并了解客户的订单。用户还可以自己创建即席报告，以获得特定的信息片段或更详细的数据（信息构建者，2007）。
总的来说，终端用户开发的系统比使用传统编程工具开发的系统要快得多。允许用户指定他们自己的业务需求可以改进需求收集，并且通常会导致更高级别的用户参与和对系统的满意度。然而，第四代工具仍然不能替代某些业务应用程序的常规工具，因为它们不能很容易地处理大量事务或应用程序的处理，这些事务或应用程序具有广泛的过程逻辑和更新需求。
最终用户开发也会带来组织风险，因为系统是快速创建的，没有正式的开发方法、测试和文档。为了帮助组织最大化终端用户应用程序开发的好处，管理应该要求终端用户信息系统项目的成本合理性，并为用户开发的应用程序建立硬软件、软件和质量标准。
4.应用软件包
如今，大多数新的信息系统都是使用应用软件包或预先编程的软件组件构建的。许多应用程序在所有业务组织中都是通用的——例如，工资单、应收账款、总分类账或库存控制。对于具有标准流程的通用功能，随着时间的推移不会发生太大的变化，一个通用的系统将满足许多组织的需求。
如果一个软件包能够满足组织的大部分需求，那么该公司就不需要编写自己的软件了。该公司通过使用预先编写的、预先设计好的、预先测试过的软件程序来节省时间和金钱。
许多包 包括定制功能，以满足软件包软件没有解决的独特需求。定制特性允许修改软件包，以满足组织的独特需求，而不会破坏打包软件的完整性。然而，如果需要大量的定制，额外的编程和定制工作可能会变得非常昂贵和耗时，以至于它否定了软件包的许多优点。如果包 不能被定制，组织将不得不适应这个包并改变它的过程。
5.外包
如果一家公司不希望使用其内部资源来构建或操作信息系统，那么它可以将工作外包给专门提供这些服务的外部组织。我们在第4章中描述的软件服务提供商是外包的一种形式。一个例子是女童子军将软件和硬件从快速基地租借到运行他们的饼干订购系统。订阅公司使用服务提供者的软件和计算机硬件作为其系统的技术平台。在另一种形式的外包中，公司会雇佣一个外部供应商来为其系统设计和创建软件，但是该公司会在自己的电脑上操作系统。
外包供应商可能是国内的，也可能是在另一个国家。国内的外包主要是由外包公司拥有他们的客户所没有的技能、资源和资产的事实所驱动的。在一家非常大的公司里安装一个新的供应链管理系统，可能需要雇佣另外30-50人，他们在供应链管理软件方面有专门的专业知识，比如从手工或其他供应商那里获得许可。与其雇佣永久的新员工，他们中的大多数人需要在软件包中进行广泛的培训，然后在新系统建立后释放他们，这样做更有意义，而且通常更便宜，将这项工作外包12个月。
在离岸外包的情况下，这一决定往往更有成本驱动。在印度或俄罗斯，一名熟练的程序员每年的收入约为1万美元，而在美国，这一程序员的年薪为7万美元。互联网和低成本通信技术大大减少了在遥远的地方协调全球团队工作的费用和困难。除了节省成本外，许多离岸外包公司还提供世界级的技术资产和技能。
例如，向美国西部的100万客户销售和提供电力和能源相关服务的顶峰West Capital公司，转向外包以降低运营成本。它与印度软件和服务提供商Wipro ltd.签订了合同，以处理其应用程序开发。Wipro开发了顶峰公司的应用程序，服务系统的增强，并提供24小时的系统支持。外包给Wipro，帮助顶峰公司在7个月内完成了12个月的开发工作，同时减少了计算机处理和应用开发成本（Wipro，2007）。
在你的职业生涯中，你很有可能会与海外外包商或全球团队合作。如果你花时间去评估所有的风险，并确保外包适合它的特殊需求，你的公司最有可能从外包中获益。任何超出其应用程序的公司都必须彻底了解项目，包括它的需求、实现方法、预期收益的来源、成本组件和度量性能的度量标准。
许多公司低估了识别和评估信息技术服务供应商、向新供应商过渡、改进内部软件开发方法与外包供应商的匹配、以及监控供应商以确保他们履行合同义务的成本。外包离岸业务带来了额外的成本，以应对文化差异，这些差异会导致生产力下降，并处理人力资源问题，比如终止或重新安置国内员工。这些隐性成本削弱了外包带来的一些预期收益。在使用外包商开发或操作应用程序时，公司应该特别谨慎，使其具有某种竞争优势。
图11-5显示了离岸外包项目总成本的最佳和最坏情况。它显示了隐藏成本对项目总成本的影响。最好的情况反映了对额外费用的最低估计，最坏的情况反映了对这些成本的最高估计。正如你所看到的，隐藏成本增加了一个离岸外包项目的总成本增加了15%到57%。即使有了这些额外的成本，如果他们能很好地管理好工作，许多公司也会从离岸外包中获益。
6.电子商务的快速应用开发
技术和业务条件变化如此之快，敏捷性和可伸缩性已经成为系统解决方案的关键元素。对于许多电子商务和电子商务应用程序，公司正在采用更短、更非正式的开发流程，这些流程提供了不破坏其核心事务处理系统和组织数据库的快速解决方案。除了使用软件包、应用程序服务提供者和其他外包服务之外，他们还更多地依赖于快速循环技术，例如联合应用程序设计（JAD）、原型和可重用的标准化软件组件，这些组件可以被组装成一套完整的电子商务和电子商务服务。
术语快速应用程序开发（RAD）指的是在非常短的时间内创建可行的系统的过程。RAD包括用于构建图形用户界面的可视化编程和其他工具，关键系统元素的迭代原型，程序代码生成的自动化，以及终端用户和信息系统专家之间的紧密协作。简单的系统通常可以从预先构建的组件中组装。这个过程不必是连续的，并且开发的关键部分可以同时发生。
有时，一种称为联合应用程序设计（JAD）的技术将被用于加速信息需求的生成和开发初始系统设计。JAD将终端用户和信息系统专家聚集在一起，讨论系统的设计。经过适当的准备和促进，JAD会议可以显著加快设计阶段，并使用户处于一个紧张的水平。
三、项目管理
你的公司可能已经开发出了一种很好的
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