Atreyi Kankanhalli Bernard C.Y. Tan
Department of Information Systems
National University of Singapore
3 Science Drive 2, Singapore 117543 Republic of Singapore
Kwok-Kee Wei
Department of Information Systems
City University of Hong Kong
83 Tat Chee Avenue
Kowloon, Hong Kong SAR
Forthcoming:
MIS Quarterly
Please address all correspondence on this paper to Atreyi Kankanhalli (Dr.)
Phone: (65) 6874-4865; Fax: (65) 6874-6868; Email: atreyi@comp.nus.edu.sg Abstract
Organizations are attempting to leverage their knowledge resources by employing knowledge management (KM) systems, a key form of which are electronic knowledge repositories (EKRs). A large number of KM initiatives fail due to reluctance of employees to share knowledge through these systems. Motivated by such concerns, this study formulates and tests a theoretical model to explain EKR usage by knowledge contributors. The model employs social exchange theory to identify cost and benefit factors affecting EKR usage, and social capital theory to account for the moderating influence of contextual factors. The model is validated through a large-scale survey of public sector organizations. The results reveal that knowledge self-efficacy and enjoyment in helping others significantly impact EKR usage by knowledge contributors. Contextual factors (generalized trust, pro-sharing norms, and identification) moderate the impact of codification effort, reciprocity, and organizational reward on EKR usage, respectively. It can be seen that extrinsic benefits (reciprocity and organizational reward) impact EKR usage contingent on particular contextual factors whereas the effects of intrinsic benefits (knowledge self-efficacy and enjoyment in helping others) on EKR usage are not moderated by contextual factors. The loss of knowledge power and image do not appear to impact EKR usage by knowledge contributors. Besides contributing to theory building in KM, the results of this study inform KM practice.
Keywords
Knowledge management, electronic knowledge repositories, knowledge contribution, social exchange, social capital.
ISRL Categories
AA07, AJ, BA03, EI0208
1. Introduction
The strategic management of organizational knowledge is a key factor that can help organizations to sustain competitive advantage in volatile environments. Organizations are turning to knowledge management (KM) initiatives and technologies to leverage their knowledge resources. According to analyst firm IDC, business spending on KM could rise from $2.7 billion in 2002 to $4.8 billion in 2007 (Babcock 2004). Concurrently, with the organizational interest in KM, a large number of academic papers have been published on KM (Schultze and Leidner 2002). These developments reflect the significance of KM among scholars and practitioners.
KM is defined as 'a systemic and organizationally specified process for acquiring, organizing, and communicating both tacit and explicit knowledge of employees so that other employees may make use of it to be more effective and productive in their work' (Alavi and Leidner 1999, p.6). KM systems are 'a class of information systems applied to managing organizational knowledge. That is, they are IT-based systems developed to support and enhance the organizational processes of knowledge creation, storage/retrieval, transfer, and application' (Alavi and Leidner 2001, p.114). Two models of KM systems have been identified in the information systems literature: the repository model and the network model (Alavi 2000).[1] The repository model corresponds to the codification approach to KM (Hansen et al. 1999). This approach emphasizes codification and storage of knowledge so as to facilitate knowledge reuse through access to the codified expertise. A key technological component of this approach are electronic knowledge repositories (EKRs) (Grover and Davenport 2001). The network model corresponds to the personalization approach to KM (Hansen et al. 1999). This approach emphasizes linkage among people for the purpose of knowledge exchange. Important technological components of this approach are knowledge directories that provide
location of expertise (Ruggles 1998) and electronic forum software that allow people to interact within communities of practice (Brown and Duguid 1991).
While technological capabilities are important, having sophisticated KM systems does not guarantee success in KM initiatives (McDermott 1999; Cross and Baird 2000). This is because social issues appear to be significant in ensuring knowledge sharing success (Ruppel and Harrington 2001). Both social and technical barriers to usage of KM systems have been listed and calls have been made to address both sets of issues together (McDermott 1999; Zack 1999) in order to be able to reap the benefits of KM that have been experienced by some organizations (Davenport et al. 1998; ODell and Grayson 1998).
This study focuses on EKRs since they are fundamental to organizational knowledge capture and dissemination, yet the factors affecting EKR usage are not well understood (Markus 2001). EKRs are electronic stores of content acquired about all subjects for which the organization has decided to maintain knowledge (Liebowitz and Beckman 1998). EKRs can comprise multiple knowledge bases as well as the mechanisms for acquisition, control, and publication of the knowledge.[2] The process of knowledge sharing through EKRs involves people contributing knowledge to populate EKRs (e.g
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为电子知识库贡献知识的实证研究
Atreyi Kankanhalli Bernard C.Y.
信息系统系
新加坡国立大学
3 Science Drive 2，Singapore 117543新加坡共和国
Kwok-Kee Wei
信息系统系
香港城市大学
达之路83号
香港特别行政区九龙
即将出版：
MIS季刊
请将本文的所有信件发送至Atreyi Kankanhalli（博士）
电话：（65）6874-4865; 传真：（65）6874-6868; 电子邮件：atreyi@comp.nus.edu.sg
目 录
摘要
组织正试图通过使用知识管理（KM）系统来利用其知识资源，知识管理系统的关键形式是电子知识存储库（EKR）。由于员工不愿意通过这些系统分享知识，大量的知识管理举措失败了。受这些关注的启发，本研究制定并测试了一个理论模型来解释知识贡献者对EKR的使用。该模型采用社会交换理论来识别影响EKR使用的成本和收益因素，并利用社会资本理论来考虑情境因素的调节影响。该模型通过对公共部门组织的大规模调查得到验证。结果表明，知识自我效能和帮助他人的乐趣显着影响了知识贡献者对EKR的使用。背景因素（广义信任，分享规范和识别）分别缓和编码工作，互惠和组织奖励对EKR使用的影响。可以看出，外在利益（互惠和组织奖励）影响EKR的使用取决于特定的背景因素，而内在利益（知识自我效能和享受帮助他人的乐趣）对EKR使用的影响不受背景因素的影响。知识能力和图像的丧失似乎不会影响知识贡献者对EKR的使用。除了为知识管理的理论建设做出贡献外，本研究的结果也为KM实践提供了信息
关键词
知识管理，电子知识库，知识贡献，社会交换，社会资本。
ISRL类别
AA07，AJ，BA03，EI0208
1.介绍
组织知识的战略管理是一个关键因素，可以帮助组织在动荡的环境中保持竞争优势。组织正在转向知识管理（KM）计划和技术，以利用其知识资源。根据分析公司IDC的数据，KM的商业支出可能会从2002年的27亿美元增加到2007年的48亿美元（Babcock 2004）。同时，随着组织对KM的兴趣，大量的学术论文已经在KM上发表（Schultze和Leidner，2002）。这些发展反映了知识管理在学者和实践者中的重要性。
知识管理被定义为“一种系统的，组织上指定的过程，用于获取，组织和传达员工的隐性和显性知识，以便其他员工可以利用它来提高工作效率和工作效率”（Alavi和Leidner 1999，第6页）。 KM系统是“一类用于管理组织知识的信息系统。也就是说，它们是基于IT的系统，用于支持和增强知识创建，存储/检索，传输和应用的组织过程”（Alavi和Leidner 2001） ，第114页）。在信息系统文献中已经确定了两种KM系统模型：存储库模型和网络模型（Alavi 2000）。存储库模型对应于KM的编码方法（Hansen等人，1999）。这种方法强调知识的编纂和存储，以便通过获取编纂的专业知识来促进知识的重用。这种方法的关键技术组成部分是电子知识库（EKR）（Grover和Davenport，2001）。网络模型对应于KM的个性化方法（Hansen等人，1999）。这种方法强调人们之间的联系，以便进行知识交流。这种方法的重要技术组件是提供的知识目录，专业知识的位置（Ruggles 1998）和电子论坛软件，允许人们在实践社区内进行互动（Brown and Duguid 1991）。
虽然技术能力很重要，但拥有复杂的知识管理系统并不能保证知识管理计划的成功（McDermott 1999; Cross and Baird 2000）。这是因为社会问题在确保知识共享成功方面似乎具有重要意义（Ruppel和Harrington，2001）。已经列出了使用知识管理系统的社会和技术障碍，并且已经打电话来解决这两个问题（McDermott 1999; Zack 1999），以便能够获得一些组织经历过的知识管理的好处。（Davenport等人1998; ODell和Grayson 1998）。
本研究侧重于EKR，因为它们是组织知识获取和传播的基础，但影响EKR使用的因素尚不清楚（Markus 2001）。 EKR是关于组织决定保持知识的所有科目获得的内容的电子商店（Liebowitz和Beckman，1998）。 EKR可以包括多个知识库以及获取，控制和发布知识的机制。通过EKR进行知识共享的过程涉及人们提供知识以填充EKR（例如，客户和供应商知识，行业最佳实践和产品专业知识）以及从EKR寻求知识以供重复使用的人。 EKR的成功要求知识贡献者愿意放弃他们的知识和知识，寻求者愿意重用编码知识（Baetal.2001）。贡献者和寻求者之间的区别是概念性的，因为同一个体可以在不同时间点成为贡献者或寻求者。本研究从知识贡献者的角度考察了EKR的使用情况，因为这是通过EKR实现知识杠杆化的第一步。除非知识贡献者愿意为EKR提供内容，否则不能通过EKR进行知识重用。
以前的几项研究采用了概念（例如，Kollock 1999; Markus 2001）或定性方法（例如，Goodman和Darr 1998; Orlikowski 1993; Wasko和Faraj 2000）来试图理解知识贡献者的行为。其他研究已经进行了实验（例如，Constant等人1994）或调查（例如，Bock等人2003，Constant等人1996，Jarvenpaa和Staples 2000; Wasko和Faraj 2003）以模拟和解释贡献者行为并取得不同的成功。尽管来自实践者文献（例如，ODell和Grayson 1998）和概念文献（例如Ba等人的文献）的建议，现有的实证研究关注的是益处（充当激励因素）而不是知识贡献的成本（充当抑制因素）。成本因素对于确定知识共享行为很重要。本研究从两个重要方面推进了知识贡献的理论发展。首先，它同时调查影响EKR使用的成本和收益因素。其次，它结合了背景因素来说明这些因素如何可以缓和成本和收益因素与EKR使用之间的关系。结果表明组织干预和技术设计考虑因素可以促进知识对EKR的贡献，从而促进组织知识的重用。
2.理论背景
我们有兴趣研究的因变量是知识贡献者使用EKR的程度。在研究EKR的使用时，理论基础的第一选择似乎是诸如技术接受模型（Davis 1989）之类的理论，这些理论已经成功地解释了信息系统的使用（例如，Venkatesh和Davis 2000）。虽然技术接受模型可以部分解释知识贡献者的行为，但是该模型并不直接考虑知识贡献者所经历的社会成本和利益因素，这些因素可能影响他们对诸如EKR等集体技术的使用。然而，知识共享中的社会和个人成本和利益因素可以通过社会交换理论来解释。成本和收益因素对知识贡献者使用EKR的影响很可能取决于背景因素（Constant et al.1996; Goodman and Darr 1998; Jarvenpaa和Staples 2000; Orlikowski 1993）。 社会资本理论解释了知识交换中的几个重要的背景因素。 因此，本研究以社会交换理论和社会资本理论为理论基础。
2.1成本和效益因素
我们研究中的成本和收益因素是基于社会交换理论得出的。社会交换理论解释了社会交往中的人类行为（Blau，1964），它与经济交换的不同之处在于义务没有明确规定。在这样的交流中，人们会对其他人有所帮助，并期望有一些未来的回报，但对未来的确切回报没有明确的期望。因此，社会交换假定存在相对长期的利益关系而不是一次性交换（Molm 1997）。通过EKR进行知识共享可以看作是一种广义的社会交换形式（Fulk等1996），其中两个以上的人参与，互惠依赖是间接的，EKR作为知识贡献者和寻求者之间的中介。知识贡献者分享他们的知识，没有对未来回报的确切期望。贡献的知识的数量和价值难以确定，所获得的回报也是如此。因此，知识贡献者可能会假设相对较长期的利益关系。资源（有形和无形）是社会交换的货币。在社会交换期间赠送的资源或交换的负面结果可被视为成本。通过社会交换或积极的交换结果获得的资源可被视为益处。社会交换理论认为，人们的行为方式可以使他们的利益最大化并降低成本（Molm 1997）。与此理论一致，研究人员提出，增加效益和降低贡献知识的成本有助于鼓励使用KM系统进行知识共享（Markus 2001; Wasko和Faraj 2000），包括EKR。
在社会交换期间，成本可能以机会成本和实际资源损失的形式产生（Molm 1997）。 机会成本是未选择的替代行为所放弃的回报。 例如，将知识编入知识并输入EKR所需的时间和精力（Ba et al.2001; Markus 2001）可以作为机会成本，阻止知识贡献者在当时执行替代任务并获得相应的奖励。 此外，知识贡献者可能会感觉到组织内的权力丧失和独特价值与他们转移到EKR的知识相关（Davenport和Prusak 1998; Gray 2001）。 这种知识权力的丧失可以被视为知识贡献期间的实际资源损失。
在社会交换中，作为人类行为激励因素的利益在本质上可以是外在的或内在的（Deci和Ryan 1980; Vallerand 1997）。寻求外在利益作为人们所希望的目的的手段。例如，知识贡献者可以获得他们贡献的组织奖励（Beer和Nohria 2000; Hall 2001），通过这些奖励他们可以获得更好的生活方式。作为贡献的结果，知识贡献者也可以提高他们在组织中的形象或声誉（Ba等人2001; Constant等人1994; Constant等人1996），这可以用于增加他们的自我概念。通过分享他们的知识，知识贡献者可以获得互惠利益，即他们未来的知识需求得到其他人的满足（Connolly和Thorn 1990; Kollock 1999; Wasko和Faraj 2000），这可以促进他们的工作。内在利益本身就是追求目标。例如，通过贡献，知识贡献者可以通过增强他们的知识自我效能或对他们提供对组织有用的有价值知识的能力的信心来满足（Constant等人1994; Constant等人1996）。此外，通过向EKR提供知识，知识贡献者有机会帮助其他人（Ba等人，2001; Wasko和Faraj，2000）。以前关于利他主义的研究表明，人们从这种帮助他人的行为中获得并获得快乐（Baumeister 1982; Krebs 1975）。研究已经确立了外在和内在的益处，作为人类行为的激励因素在几个领域（Val
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