Journal of Teaching and Education, CD-ROM. ISSN: 2165-6266 :: 03(02):175–183 (2014) Copyright c 2014 by UniversityPublications.net
BPM FOR QUALITY ASSURANCE SYSTEMS IN HIGHER EDUCATION
Vicente Cerveroacute;n-Lleoacute;, Juan Cabotagrave;-Soro, Francisco Grimaldo-Moreno and Ricardo Ferriacute;s-Castell
Universitat de Valegrave;ncia, Spain
The University of Valencia, in accordance with Spanish and European regulations, has implemented an Internal Quality Assurance System that establishes procedures and evidences that allow one to conduct and document the analysis, evaluation and continuous improvement in Higher Education processes.The correct monitoring of the processes and the proper storage of documentary evidences must be secured, and the most efficient way for that purpose is a computer platform using Business Process Management (BPM) tools. This work presents the design of such a Quality Assurance System,the technological details of the computer platform underneath and the experience collected during several years of usage.
Keywords: Quality in higher education, Business process management, Open source.
Introduction
The European Higher Education Area (EHEA) framework and European and Spanish national regulations establish that institutions should ensure the fulfilment of specified quality goalsrelated to their different degree programmes, in a context of continuous improvement (EHEA, 2014).
For that purpose, Spanish Universities have implemented Internal Quality Assurance Systems (SGIC by its local acronym) that should be formally established and publicly available. The University of Valencia was one of the first universities to develop such a system, as it was recognized by the Spanish Agency ANECA (Agencia Nacional de Evaluacioacute;n de la Calidad y Acreditacioacute;n, i.e. National Agency for Quality Assessment and Accreditation of Spain) as part of the AUDIT programme (ANECA, 2014).
An Internal Quality Assurance System establishes processes and evidences to conduct and document the analysis, evaluation and continuous improvement of the different aspects and dimensions of the teaching and learning activities. Then the key issues to be tackled are the correct monitoring of the procedures and the proper storage of documentary evidences, and both must be properly secured. The most efficient way for that purpose is a computer system using Business Process Management (BPM) tools.
The design of the Internal Quality Assurance System, the technological details of the computer system implemented and the experience of using all together during several years will be the contents of this paper.
Internal Quality Assurance System (SGIC)
A system to ensure the quality should facilitate the review, control and improvement of the teaching processes by the University and by the different actors involved. The University of Valencia has designed
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- BPM for Quality Assurance Systems in Higher Education
an Internal Quality Assurance System (SGIC by its Spanish acronym) that describes the processes to be followed, the responsible of each action and the documentary evidences that should be generated and stored (SGIC, 2014).
FIGURE 1. Quality Assurance for Continuous Improvent
Through this system, the University:
- collects and analyses periodically all relevant information,
- promotes improvement actions, and
- preparesitself for external evaluations, which supervise the implementation and its quality.
The University should define a set of processes, determining the tasks to be done, the responsible of each task and the required documents. This set of processes covers the most relevant aspects of the teaching and learning activities, clustered in seven dimensions, as shown in figure 2, namely:
- Programme
- Organization of teaching
- Human resources
- Material and financial resources
- Teaching
- Results
- Quality assurance
FIGURE 2. SGIC: aspects to be analyzed.
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Vicente Cerveroacute;n-Lleoacute; et al. |
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Business Process Management (BPM)
According to one of the best established definitions, Business Process Management (B PM) is a discipline involving any combination of mode ling, automation, execution, control, measurement a nd optimization of business activity flows, in support of enterprise goals, spanning systems, employees, customers and partners within and beyond the enterprise boundaries. BPM is done by people primar ily concerned with the improvement of the processes ( Dumas et al, 2013).
The design of each process im plies the definition of the tasks, the sequence and the workflow, the responsible actors, the due time (d eadline) and the evidences that document the com pletion of each of them. Figure 3 shows a sample pr ocess with the taskssequence (with possible loops and alternatives), responsibles, inputs and outputs.
Figu re 3. Sample Process for Degree Objectives.
SiGIC: Computer System supporting SGIC
In order to implement and support the Quality Assurance System, we have designed SiGICas an open source tool that integrates proven q uality components in a modular and flexible appro ach.SiGIC(Sistema Informaacute;tico de Garantiacute;aInterna de Calidad, i.e. Computer System for InternalQ uality Assurance) integrates Business Process Manag ement with document repository technologies for tracking the set of quality processes and storing the re sulting documents.
- BPM for Quality Assurance Systems in Higher Education
The co
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教学与教育杂志，cd-rom.issn:2165-6266:：03（02）：175–183（2014）版权所有c 2014 by universitypublications.net
高等教育质量保证体系的BPM
Vicente Cerver_n-lle_、Juan Cabot_o-Soro、Francisco Grimaldo Moren和Ricardo Ferr_s-Castell
西班牙瓦伦西亚大学
根据西班牙和欧洲法规，瓦伦西亚大学实施了内部质量保证体系，该体系建立了程序和证据，使人们能够进行和记录高等教育过程中的分析，评估和持续改进。正确监控过程和支持文档证据的存储必须是安全的，为此，最有效的方法是使用业务流程管理（BPM）工具的计算机平台。本文介绍了该质量保证系统的设计、底层计算机平台的技术细节和多年使用中积累的经验。
关键词：高等教育质量，业务流程管理bpm，开源。
介绍
欧洲高等教育区（EHEA）框架和欧洲和西班牙国家法规规定，在持续改进的背景下，各机构应确保实现与其不同学位课程相关的特定质量目标（EHEA，2014）。
为此，西班牙大学已经实施了内部质量保证体系（SGIC的当地首字母缩写），该体系应正式建立并公开。瓦伦西亚大学是第一批开发此类系统的大学之一，这是西班牙机构ANCEA（Agencia Nacional deEvaluacioacute;ndela CalidadyAcreditacioacute;n，即西班牙国家质量评估和认证机构）认可的，作为审计计划的一部分（ANECA，2014年）。
内部质量保证体系建立过程和证据，以开展和记录教学活动的不同方面和维度的分析，评估和持续改进。其次，要解决的关键问题是对程序的正确监控和文件证据的妥善保管，两者都必须得到妥善保障。为此，最有效的方法是使用业务流程管理（BPM）工具的计算机系统。
本文的研究内容包括内部质量保证体系的设计、所实施的计算机系统的技术细节和几年来的使用经验。
内部质量保证体系（SGIC）
一个确保质量的体系应该有助于大学和不同参与者对教学过程的审查、控制和改进。巴伦西亚大学设计了一个内部质量保证体系（SGIC，其西班牙语缩写），描述了要遵循的过程、每个行动的责任以及应生成和存储的文件证据（SGIC，2014年）。
图1.持续改进的质量保证
通过这个系统，大学：
a）定期收集和分析所有相关信息，
b）促进改进行动，以及
c）负责组织外部评价工作，监督实施情况和质量。
大学应定义一套流程，确定要完成的任务、每项任务的负责人和所需的文件。这组过程涵盖了教学活动的最相关方面，分为七个维度，如图2所示，即：
- 计划
- 教学组织
- 人力资源
- 物质和财政资源
- 教学
- 结果
- 质量保证
图2.SGIC：需要分析的方面。
业务流程管理（BPM）
根据最成熟的定义之一，业务流程管理（BPM）是一门涉及业务活动流程的任何模式组合、自动化、执行、控制、测量和优化的学科，用于支持企业范围内外的企业目标、跨系统、员工、客户和合作伙伴。BPM由最关心流程改进的人完成（Dumas等人，2013年）。
每个过程的设计包括任务的定义、顺序和工作流程、负责人员、到期时间（截止日期）以及记录每个过程完成情况的证据。图3显示了一个带有任务序列（可能的循环和备选方案）、职责、输入和输出的示例流程
。
图3.学位目标的样本流程。
SiGIC:支持SGIC的计算机系统
为了实施和支持质量保证体系，我们将SIGIC设计成一个开源工具，将经过验证的优质组件集成到模块化和灵活的方法中。SIGIC（Sistema Informaacute;tico de Galrantiacute;aInterna de Calidad，即用于内部质量保证的计算机系统）将业务流程管理与文档存储库技术集成，以跟踪一组质量流程并存储生成的文档。
计算机系统的开发包括以下功能：
- 控制工作流程，确保正确的行动者按照既定顺序按时完成任务。
- 以结构化的方式存储在每个任务中生成或使用的信息，以便进一步分析或咨询。
- 允许用户检查他们是否必须执行任何任务，并向他们提供所需的信息以执行任务。
- 主动通知用户何时有任务要执行，何时到截止日期。
-
通知负责每个中心（学校/学院）和大学质量管理团队的用户：
-
- 每个过程的状态，
- 负责活动任务的用户，
- 完成每个任务的截止日期。
-
- 允许负责的用户查看迄今为止存储的所有信息。
SIGIC 的结构
SiGIC的结构为三层架构，其中表示、应用程序处理和数据管理功能是分开的，在表示层使用了诸如HTM L5和JavaScript之类的当前客户端技术。
业务逻辑层（也称为应用层）驻留在应用服务器上并运行SGIC应用程序（具有其不同的模块）和Bonita BPM引擎（选定的工作流引擎）（BonitaSoft，2014），还与uv LDAP服务器和uv邮件服务器交互。
第三，数据层包括数据持久性机制和数据访问层，数据访问层封装持久性机制并公开数据。在我们的例子中，数据层包括一个PostgreSQL数据库，存储应用程序数据和工作流引擎所需的所有数据，还包含文档存储服务器。
图4显示了SiGIC三层结构及其组件的图形表示。
图4. Sigic架构。
- Sigic技术细节
Sigic Web应用程序遵循Java企业版（Johnson，2002）的标准，并使用Spring框架，允许使用诸如选定的Apache Tomcat 6的轻应用服务器。
SGIC是一个Spring MVC Web应用程序，由几个包组成：用于管理身份验证和安全问题的安全性、驱动应用程序逻辑的应用程序、用于与Bonita BPM引擎交互的工作流、处理数据访问对象的DAO以及用于与文档服务器交互的ECM包。
在我们基于业务流程管理的系统中，Bonita BPM是SIGIC的核心。Bonita BPM引擎实现并实例化流程（这里是质量流程），并控制工作流和涉及的不同方面，如角色和截止日期（Bath，2013）。
流程的定义与图形环境Bonita BPM Studio离线完成，这有助于使用XPDL（扩展流程定义语言）对内部格式化的流程进行描述（OMG-BPMN，2014）。然后将此描述加载到系统中，这样流程就可以由BPM引擎实例化和管理。
最后，SIGIC使用SOAP（简单对象访问协议）通过Web服务与企业内容存储库进行交互。此配置允许独立系统之间的交互，如Alfresco（Alfresco，2014）或Document（EMC，2014），从而实现与机构信息系统的适应和集成。
Sigic用户界面
作为三层Web应用程序，Sigic在表示层使用基于Web的客户端，因此最终用户只需要一个简单的浏览器。表示层是用通用标准开发的，允许用户在任何操作系统上使用几乎任何浏览器。
最终用户进入通过LDAP认证的系统，并根据其角色获取：
- 要完成的任务列表，包括流程的总体信息，包括流程名称和示意图、状态（当前任务）和详细信息，以及每个任务的截止日期。这种列表的示例如图所示。
- 如图所示的界面，用于执行特定任务，提供描述、数据和访问所有相关信息以完成该任务，以及在需要书面证据时上载文件的方法。
- 一个界面，用于监控整个过程和实例集、它们的历史记录（启动和完成的任务、执行每个任务的参与者、执行时）以及过程中存储的证明文件（见图）。
经验和结果
巴伦西亚大学逐步推行内部质量保证体系。2009年，在工程学院、药学学院和法学院3所不同的学校进行了第一次试点试验，最终产生了经西班牙国家质量评估和认证机构（ANECA）认可的SGIC系统。
从那时起，该系统已应用于所有学校，以及巴伦西亚大学的所有学士和硕士学位，如图8所示。
SGIC正在瓦伦西亚大学所有20所学校使用，用户数量不断增加，从2009年试点测试的最初24名用户到目前活跃的307名用户。在质量保证方面，目前已描述了18个过程，并已为该校161个学位设立了这些过程。
图5.任务列表
图6.完成任务的接口。
图7.过程的监督。
图8.SGIC基本号码。
如图9所示，截至2014年，这些基本数字已产生978个流程实例（2009年仅为124个），其中已启动3576个任务，迄今为止存储的证明文件数量为732个（部分任务尚未完成，其他任务只是回答“是”或“否”，无需任何证据）。
图9.主要Sigic详细编号。
关于用户的体验，用户同意拥有这样的系统有助于并促进质量目标和过程的符合性，这在任何情况下都必须做到。
结论
正如本文引言所述，大学必须确保并促进其合规性质量保证和持续改进的行动。
我们的工作已经证明，质量保证系统和组织的整体功能可能由业务流程管理（BPM）软件系统支持，其中：
- 应使用工作流引擎；
- 流程开发应记录有证据，证据应存储在结构化内容存储库中并组织起来。
为了在组织中采用质量文化，质量保证体系不应被视为额外的工作量来源。相反，大学校长应该传达一个良好的质量保证体系帮助和支持所有与高等教育机构在任何情况下进行的分析、规划和评估相关的工作。在我们这里描述的情况下，用户的经验证明，基于BPM的计算机支持的质量体系有助于质量过程的符合性。
最后，计算机化的实施也将使整个质量体系及其过程得到进一步的改进，这是BPM的一个整体关注点。
工具书类
1. Alfresco（2014），《Al
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