Exploring the Information Management Side of RIM

Sprehe, J Timothy, PhDLenexa42.3 (May/Jun 2008): 62-64,67.

Recently, a government agency set out to create an electronic records management (ERM) system. The agency developed a formal records and information management (RIM) program, including detailed policies and procedures for managing electronic records. Professionals who work in records management refer to their field as records and information management. Records containinformation, and in this sense, those who manage records manage information. Yet many RIM professionals ignore or underemphasize critically important aspects of organizational information management affecting records. Ensuring that records-creating information content management applications integrate with an ERM system guarantees that the organization is capturing and retaining all of its records -- the risk management rationale -- as well as making them accessible for use in business processes -- theinformation management rationale. What the records management field most needs today is to reduce its preoccupation with riskmanagement to make room for a renewed emphasis on information management.

Headnote

With their preoccupation with risk management, records and information management professionals are missing the opportunity to collaborate with other role players to leverage information for greater organizational efficiency and productivity.

Recently, a government agency set out to create an electronic records management (ERM) system. The agency developed a formal records and information management (RIM) program, including detailed policies and procedures for managing electronic records.

When it came to acquiring the software system for ERM, though, the agency chose to acquire an electronic document management(EDM) system, which cannot perform two essential RIM functions: 1) protecting records against alteration or deletion; and 2) associating records with retention and disposition schedules.

Several software vendors market integrated EDM/ERM products that leave the record physically in situ in the integrated EDM systembut flag the record in such a way that it cannot be altered or deleted and so that a retention/disposition schedule is associated with the record, but that was clearly not the case in this agency. The agency simply was not managing its electronic records by virtue of its choice of an EDM system - and it seemed unaware of this fact.

This leaves one to wonder what role, if any, the RIM professional played in this ill-fated choice.

Risk Management vs. Information Management

Professionals who work in records management refer to their field as records and information management. Records containinformation, and in this sense, those who manage records manage information. Yet many RIM professionals ignore or underemphasize critically important aspects of organizational information management affecting records.

Organizations keep records for two major purposes: for accountability and to use in conducting business. In the United States, RIM concentrates heavily on accountability, the fact that the organization can be called to account by laws, regulations, financial and contractual obligations, public reputation, and organizational integrity. Emphasis is on the dangers of failing to capture and retain records, whether the dangers arise from lawsuits or disasters and emergencies. RIM focuses on the risks associated with records, and risk management is the preoccupying concern.

The use purpose is the information management side of RIM. Organizations use records when managing information in business operations because today#39;s actions rely and build on the actions of previous days, months, and years. Whether an insurance company processes property damage claims, a government agency processes health benefit claims, a marketing department plans new consumer product offerings, or executives devise new plans and policies, the organization operates by constantly using its records. Theinformation management mandate of RIM consists of providing the organization#39;s personnel and business processes with the recordsinformation they need at the right time, in the right place, and in a useful format.

To make the distinction between 'risk management' and 'information management' more apparent, Table 1 summarizes the benefits of RIM on these two dimensions.

The RIM profession today concentrates heavily on the left side of Table 1. RIM literature has little to say regarding the table#39;s left side: how use of records improves decision making, makes business process performance more effective, streamlines service delivery, promotes knowledge sharing and management, and improves information retrieval.

Concentration on compliance and risk management to the virtual exclusion of information management has rendered RIM lopsided. Yet it is vital to the overall welfare of the organization - as well as the RIM profession - that records management contributes to theinformation management side.

Records Management and the Uses of Records

Top management in any organization focuses primarily on productivity and efficiency in reaching organizational goals and objectives; it focuses on risk management only to the extent it perceives the organization to be in peril. Organizations are not always in peril, and when RIM concentrates exclusively on compliance and risk management, it does not manifestly increase the organization#39;s efficiency and productivity.

If RIM is to occupy its rightful place in the organization, records

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关于RIM的信息管理方面的探索

Sprehe, J Timothy, PhDLenexa42.3 (May/Jun 2008): 62-64,67.

最近，一个政府机构开始着手建立一个电子记录管理系统(ERM)系统。该机构开发了正式的记录和信息管理(RIM)项目，包括管理电子记录的详细政策和程序。从事记录管理工作的专业人员将他们的领域称为记录和信息管理。记录包含信息，在这个意义上，管理记录的人管理信息。然而，许多RIM专业人士忽视或低估了影响记录的组织信息管理的重要方面。通过确保记录创建的信息内容管理应用程序与ERM系统集成，使得组织能够捕获并保留所有的记录——风险管理的基本原理——以及使它们能够在业务流程中使用——信息管理的基本原理。如今，记录管理领域最需要的是减少对风险管理的关注，为重新强调信息管理提供空间。在少许的例证中在危险的附带回应计画中包括组织他们的记录和数据管理 (边) 功能,即使事件回应成功和符合多种地方，州和联邦调查局的作法经由记录驱动的程序主要地被测量而且追踪。 管理和数据是必要的控制 -- 不只有为跑有效率的逐日回应行动而且遵从不可避免的合法把握, 但是为镇静将来的危险。 它作健全的感觉, 然后, 为组织杠杆式投机如一个整体他们的附带回应行动的部份他们的边专长。 边事件回应程序的发展将会是边系统内各部分的天然自然的发展。 因为和比较不显明危险描绘的组织和没有现有的附带回应计画, 这一个文章将会在探究危险的附带回应需要和他们的边的潜在角色计画方面提供有价值的指导。

前言

由于他们对风险管理的关注，记录和信息管理专业人员失去了通过与其他角色参与者协作，利用信息来提高组织效率和生产力的机会。

最近，一个政府机构开始着手建立一个电子记录管理系统(ERM)系统。该机构发展了正式的记录和信息管理(RIM)项目，包括管理电子记录的详细政策和程序。

然而，在获取ERM的软件系统时，该机构选择了一个电子文档管理系统(EDM)，该系统不能执行两个关键的RIM功能:1)保护记录不受修改或删除;2)将记录与保留和处理日程联系起来。

RIM整合了管理,#39;#39; 是一个整合长期的经济学的方便使用者的杂草管理软件。 如一个以型号为基础的决定支持制度，边使使用者能够容易地建立 10 年收割情节而且评估管理对于的选择的冲击年度硬的毒麦人口和长期的收益性。 最好以一个工作室格式用透过交互作用使学问能够,边能提供洞察力给毒麦的足以支撑管理完成的 ' 什么 - 如果 ' 情节在面对除草剂抵抗的区域中发行。 边的升级被呈现, 与变化从一种使用者远景证明。 模型的落实以一个新又直觉的软件格式被呈现, 连同超过 40 管理选项的校订，更新和文件。 企业，建立制度和控制选项被重新定义表现现在的练习, 与给杂草种子的可订制除草剂选项和技术的值得注意包含在收获控制。 边能如何被农民用示范被为管理推荐练习的收养的利益的一些例子或者延迟除草剂抵抗的攻击被呈现。 本来为澳洲南方的 grainbelt 的 dryland broadacre 系统设计, RIM在下面模型被更改结构促进对其他的杂草种的将来更新和改编而且收割区域。

几个软件供应商市场综合EDM / ERM产品离开记录身体原位综合EDM系统但标记记录以这样一种方式,它不能修改或删除,以便保留/处理安排与记录相关联,但这显然不是这样的。机构由于选择了EDM系统，该机构并没有管理其电子记录，而且似乎没有意识到这一事实。

这让人想知道，在这个倒霉的选择中，RIM的专业人士扮演了什么样的角色。

风险管理vs信息管理

从事记录管理工作的专业人员将他们的领域称为记录和信息管理。记录包含信息，在这个意义上，管理记录的人管理信息。然而，许多RIM专业人士忽视或低估了影响记录的组织信息管理的重要方面。

组织机构保存记录有两个主要目的:应负责任和在业务中使用。在美国，RIM将重点放在责任问题上，这一事实是，该组织可以根据法律、法规、财务和合同义务、公众声誉和组织的完整性来承担责任。重点是不抓住和保留记录的危险，不管这些危险来自于诉讼或灾难和紧急情况。RIM关注的是与记录相关的风险，而风险管理则是预先关注的问题。

使用目的是RIM公司的信息管理方面。组织在管理业务操作中的信息时使用记录，因为今天的操作依赖于前几天、几个月和几年的操作。保险公司是否处理财产损害索赔，政府机构处理健康利益索赔，市场营销部门计划新的消费产品，或者执行新的计划和政策，组织通过不断地使用它的记录来运作。RIM公司的信息管理任务包括:在合适的时间、正确的地点和有用的格式，为组织的人员和业务流程提供他们需要的记录信息。

为了使“风险管理”和“信息管理”之间的区别更加明显，案例一总结了RIM在这两个方面的优势。

今天的RIM行业主要集中在表1的左边。关于表格的左侧，RIM文献很少提到:如何使用记录改善决策，使业务流程性能更有效，简化服务交付，促进知识共享和管理，并改进信息检索。

将注意力集中在法规遵循和对信息管理虚拟排斥的风险管理上，已经使RIM不平衡。然而，这对组织的整体福利和RIM的职业来说是至关重要的，记录管理有助于信息管理方面的工作。

记录管理和记录的使用

在任何组织中，最高管理层主要关注于实现组织目标的生产力和效率;它关注风险管理，而仅仅关注它认为组织处于危险之中的程度。组织并不总是处于危险之中，而当RIM只专注于遵从性和风险管理时，它并没有明显地增加组织的效率和生产力。

如果RIM要在组织中占据其应有的地位，记录管理不仅要证明它是如何防范风险的，还必须证明它是如何对效率和生产力做出贡献的。

宝洁公司(宝洁)的唱片管理成功事例，在2005年获得了“铁山/arma国际奖”的优秀记录管理奖，这说明了这一点。

“唱片管理在宝洁很重要，”首席执行官A.G.Laffley在颁奖时说。“首先最重要的是，这是宝洁对良好治理的承诺的一部分。其次，它有助于确保我们在正确的时间获得正确的信息，以便做出明智的商业决策。第三，它能让我们更有效率，帮助保持低成本，降低成本，确保宝洁的品牌能提供更好的消费者价值。”

毫无疑问，宝洁公司的RIM项目确保了法律和法规的遵守，并减轻了风险，但这并不是首席执行官给出其重要性的理由。

记录管理和企业内容管理

过去十年信息技术(IT)行业的趋势是将管理信息内容的软件系统集成到企业内容管理(ECM)的广泛类别中。AIIM将ECM定义为“用于捕获、管理、存储、保存和交付与组织过程相关的内容和文档的技术”。由于ECM的流行，软件公司现在只将ERM系统作为ECM系统的集成组件。

对RIM来说，ECM趋势是一种健康而富有挑战性的发展。这一趋势是健康的，因为它使RIM与其他信息管理功能相结合。这是一个挑战，因为ECM需要记录管理器与It专业人员、主题专家、It系统所有者和业务流程所有者紧密合作。

“所有者”是组织中负责创建、操作和维护系统或过程的人员。由于它与创建记录的内容管理系统的相互依赖关系，一个ERM系统要求RIM专业人员理解并广泛地与其他ECM角色参与者一起工作。今天的ECM导向型组织将RIM整合为所有的组织信息管理功能。

RIM的专业人员应该参与到这些信息管理功能中:

1。帮助关键的决策者熟悉RIM。业务经理、系统所有者和IT人员通常都不熟悉记录管理。他们可能以最好的意图操作，但却不知道他们的系统包含了需要控制记录副本的信息，以便将其传输到一个记录管理系统。RIM的专业人员参与关键设计、开发和部署过程，以使系统处理那些将无法管理的记录的情况令人信服，除非他们的控制被转移到一个集成的ERM系统。

联邦调查局(FBI)提供了一个如何成功运作的例子。在美国联邦调查局，所有的IT系统都必须通过一个强制性的电子记录保存认证(ERKC)过程，以确保对任何记录及其元数据的控制，由系统传输到一个经过批准的ERM系统。在每个FBI IT系统的设计、开发、测试和部署阶段，记录管理人员都参与到ERKC过程中。

2。计划对ECM组件进行顺序部署。通常，组织一次一次地部署ECM的各种组件，首先采用满足最迫切需求的应用程序，并在实现其他功能之前通常允许使用数年时间。当一个组织获得并部署EDM系统作为最终ECM系统的第一部分时，记录管理者必须参与到这个部署中。这是因为要求保留作为记录的文档将来自EDM系统，并且组织对EDM系统进行配置的方式直接影响RIM，尽管系统部署可能会在稍后进行。

例如，EDM系统的所有者可能没有意识到需要转移到一个记录管理系统来控制文档，这些文档是重要的记录，需要特殊的保护来防止改变/删除和更长的保留和处理。除非记录管理者直接与EDM系统所有者进行协商，否则至关重要的记录可能会在组织部署ERM组件之前数年未被捕获和管理。这些谈判需要在记录经理和系统所有者之间建立相互信任和尊重。

3。在组织中支持质量保证。假设它是当前的，那么一个组织的记录中包含的信息可以被认为是任何给定主题的“最佳数据”，因为记录的特征特征——可靠性、可靠性、完整性和可用性。因此，RIM的项目应该与组织的质量保证计划紧密地联系在一块。随着RJM集成到质量保证功能中，因为记录信息的基础质量，版本控制和质量保证都大大提高了。随着RIM的专业人员与组织的质量保证密切相关，RIM对整个组织的效率和生产力做出了直接的贡献。

确保记录创建的信息内容管理应用程序与ERM系统集成，使得组织能获取并保留所有的记录——风险管理的基本原理——以及使它们能够在业务流程中使用——信息管理的基本原理。

记录管理和知识管理

知识管理(KM)是组织用来识别、创建、表示和分发知识以便重用、认识和学习的一系列实践。电子记录存储库是一种组织知识的基金，是一种积极的资产，有助于组织效率和生产力。以下是美国联邦监管机构在KM中有效使用记录的两个例子。

1。公共信息资源。美国联邦监管机构在2000年实施了一个集成的EDM/ERM系统。该机构保持着积极的公共信息传播政策。EDM/ERM系统中的记录存储库是该机构公共网站上的web内容的主要来源，提供了自1999年以来该机构公开的所有图像和文本文档的访问权。这些资产是巨大的，每天都有几百个新文件出现。该机构最初并没有为这一系统制定计划。随着该机构意识到在其电子记录存储库中驻留的宝贵知识资产，并将这些资产应用于web内容管理，这一过程逐渐发展起来。

2。法律知识基础。该机构的EDM/ERM系统在撰写或修订适用于该机构的监管行业的规章时，也作为代理律师不可或缺的知识基础。在收到一份规定的书面作业后，一名律师在EDM/ERM系统中查阅电子记录。系统的全文搜索功能使律师能够快速检索与作业相关的所有材料，它的监管机构的历史，与该任务相关的关键机构决策，以及有关该规定要解决的问题的行业设施的信息已经出现。实际上，完成该任务所需的所有研究资源都位于该机构的EDM/ERM系统中。律师可能知道系统执行记录管理，但是他们首先认为它是一个丰富的知识资源。

记录管理与KM之间的关系，应该比现在得到的更多的来自RIM专业人员的关注。

一个平衡的方法

当记录管理程序可以演示信息管理如何使用记录的方式来提高业务流程的效率和提高组织的生产力时，决策者就会更重视RIM对整个企业的价值。当它能够带来遵从法规/风险管理的基本原理和信息管理的基本原理时，RIM在公司内部的地位就会大大提高。那时管理层理解到，RIM不仅会保护组织不受风险，而且RIM在实现组织目标和实现目标方面也很重要。

对于RIM公司来说，采用管理信息管理系统的概念需要一个更加积极的角色，它可以与其他角色合作，从记录中提供信息，从而使用户的工作更轻松，生产力也更大。这一愿景是通过更好地利用记录来管理组织的风险，从而提高组织的效率和生产力。如今，记录管理领域最需要的是减少对风险管理的关注，为重新强调信息管理提供空间。

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注意

这篇文章

列出信息管理对比风险管理的好处

描述记录管理在企业内容管理和知识管理中所扮演的角色

建议RlM专业人员如何进行协作，使信息管理决策直接与记录管理相关。

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不平衡联邦记录管理

国家档案和档案管理局(NARA)只承担了美国联邦档案管理的一半法定责任。1984年制定NARA的法律将N

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