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在采购和供应管理中提高效率和效率：组织设计和外包
Lydia Bals, Virpi Turkulainen
摘要：作为具有战略角色的职能，采购和供应管理（PSM）需要不断寻找提高其效率和效力的方法。具体解决效率目标的一种潜在方法是将部分采购流程外包。尽管外包仍然是各个领域中最普遍的业务实践之一，但许多企业未能实现外包计划所预期的收益。研究报告指出，这些外包挑战的主要原因之一是焦点组织的设计。在本文中，我们采用组织设计的观点在PSM环境中进行外包。基于2010年至2013年某全球化工和制药公司的数年案例研究，我们阐述了PSM职能的组织设计如何与外包机会相关联，从而通过分配内部资源以实现更多增值来提高效率和效率活动。该案例说明了基于活动的PSM组织设计如何支持采购过程中某些部分的外包。
关键字：采购与供应链管理；采购组织；组织设计；外包；案例分析
1.绪论
采购和供应管理（PSM）在许多当代商业组织中都扮演着重要的战略角色（Barney，2012；Hayes等，2005；VanWeele和vanRaaij，2014）。随着企业越来越依赖供应商的投入和贡献，PSM功能作为管理这些投入的接口的战略重要性也日益提高（VanWeele和vanRaaij，2014）。在当前的全球经济中，PSM面临着更大的压力，以寻求更多的价值创造，超越寻求效率的行为并寻求效力；例如，通过引入供应商的产品或流程创新，确保可持续性并参与产品创新活动（Barney，2012；Caniatoetal。，2012；Schiele，2010，2012；Turkulainen和Swink，2016）。
在不同职能领域寻求效率和效率的基本管理方法之一就是外包。外包已经大大增加，并且对组织如何管理其全球运营和供应链产生了变革性的影响（Gray等，2009b）。尽管外包非常突出，但外包仍继续带来重大的管理挑战（Kroes和Ghosh，2010；McIvor，2009；Narasimhan等，2010），许多企业未能意识到外包计划所带来的好处（Gray等，2013； Handley，2012；Handley和Benton，2009；McIvor，2000）。
在本文中，我们研究了PSM环境中的外包。在PSM环境中，外包是指在焦点企业的边界之外转移任务，例如订单放置和货源选择（Brewer等，2014； Maltz和Ellram，1999）。 尽管PSM具有战略性（McIvor，2009； Priem和Swink，2012； Zimmermann和Foerstl，2014），但了解PSM上下文中的外包仍然很重要，企业越来越多地与PSM和其他供应链管理任务（Kroes和Ghosh）相关的外包流程 ，2010）；PSM的外包预计在不久的将来会增长50％（Deloitte，2014）。 此外，PSM具有跨越边界的作用，将公司与其供应基础联系起来，这意味着在PSM的背景下了解外包和与服务提供商的关系至关重要（Hartmann等，2012）。 考虑到这些方面，对PSM外包的详细了解至关重要。
尽管在学术文献中已经广泛讨论了外包，但是研究却集中在制造或IT外包等领域（例如Gray等，2009a；Kaipia和Turkulainen，2017；McIvor，2000），而不是在PSM环境中进行外包。此外，对PSM外包的研究被认为是“稀疏的，并且在很大程度上也是理论上的”（Brewer等人，2014：187）。在本文中，我们旨在在PSM环境中对外包进行更详细的了解。我们解决了以下研究问题：采购与供应组织（PSO）的设计如何支持PSM的外包部分？理解外包背景下的组织设计方面至关重要，因为组织设计是外包挑战的主要原因之一（Ishizaka和Blakiston，2012）。我们详细介绍了PSM组织设计的研究，并说明了组织设计的变更如何为一家全球化工和制药公司（Global Chemical Company GCC-笔名）的PSM外包提供了支持。
这项研究有助于对PSM和外包的研究。首先，结果为基于活动的PSO设计与PSM外包部分之间的关系提供了初步证据。在这里，基于活动的设计是指组织设计，它基于捆绑某些活动（而不是业务部门）（Trent，2004：15）。组织设计的重点使我们能够补充先前对PSM外包的研究（例如，Amaral等人，2006；Ellram和Billington，2001；Nollet和Beaudieu，2005）。我们还对“外包级联”的最新关注之一以及PSM是否紧随生产制造这一问题进行了深入研究（Brewer等，2013）。最后，该研究将对组织设计观点的先前研究补充到一般外包（例如，Handley和Benton，2012；Narasimhan等，2010）。
2.研究背景
2.1 PSM环境中的组织设计
继Greenwood和Miller（2010）之后，我们使用组织设计一词作为“组织架构”的常规名称。在PSM的背景下，大多数有关组织设计的研究都针对企业的集中度（决策场所），将PSO描述为具有集中式或分散式设计（Arnold，1999；Giunipero和Monczka，1997；Glock和Hockrein，2011；Johnson等，2014；Narasimhan和Carter，1990；Schneider和Wallenburg，2013）。混合组织设计也已经被确定，结合了集中式设计和分散式设计（Johnson和Leenders，2001）。例如，在混合设计中，谈判某些长期合同的责任保持在公司一级，而子公司则在这些合同的范围内下达订单（Trautmann等，2009a）。因此，与集中式和分散式设计相反，混合设计需要全局和局部分析。
为了加深对PSM功能中组织设计和外包之间潜在关系的理解，集中化程度无法提供足够的细节。除集中式，混合式，分散式框架之外，企业在组织方式上可能存在差异。传统上，公司的任务划分和通用组织设计是根据职能，地理位置和基于产品的维度进行评估的（Galbraith，2002年）。仔细研究PSM的组织设计可以发现，公司可以通过购买类别，地理区域或产品线来设计PSO（Giunipero和Monczka，1997；Karjalainen，2011；Narasimhan和Carter，1990；Trautmann等，2009b）。Jia等。（2014）强调公司可以有四个采购级别：全球商品团队（类别），业务部门（BU）采购，工厂采购和国际采购办事处（IPO）。工厂级别的采购和IPO都可以视为基于地理位置的设计。此外，一些从业人员研究将活动确定为类别，地理区域或产品线以外的第四种结构替代方案（采购战略委员会，2009年，2013年）。这四个维度（类别，地理区域，产品线，活动）反映了公司在全球和地方层面设计PSO时遵循的主要结构替代方案（Bals和Turkulainen，2015年）。
最近的研究表明，将集中化-混合分散化框架与结构性替代方案相结合，可以提供一种研究PSO的新方法，并可以更好地理解组织设计（例如Jia等，2014,2016）;'采购结构的集权/分权显然取决于责任的划分方式”（Jia等人，2014：290）。因此，在本文中，我们将集中式，混合式，分散式框架和PSO设计的四个结构替代方案（类别，业务单位，地理位置，活动）结合在一起。这种综合的观点是我们在外包环境中根据经验精心阐述的组织设计框架，旨在进一步了解PSO设计与外包之间的潜在关系。
2.2．外包业务
外包被定义为将公司的一些内部活动和决策责任移交给外部提供者的决定（Gray等，2013；Jacobs和Chase，2008）。经济学家，管理科学家和组织理论家都认识到，制造或购买产品组件和/或服务的决定以及由此产生的对产业组织的影响对企业至关重要（Anderson和Parker，2002;Grayetal。，2009b；Handley和Benton，2009年）。虽然现有的外包研究总体上广泛而丰富，但它特别侧重于外包内容的决策（例如Bhalla和Terjesen，2013;McIvor，2000,2009;Prahalad和Hamel，1990）。出于本研究的目的，我们从组织的角度简要回顾了有关外包的研究。
组织对外包的观点表明，外包可以提高组织的灵活性（例如，Schilling和Steensma，2001）。例如，与内部能力相比，外部能力更短（Bals等人，2013），并且不断重组价值链和企业资源可能成为自身的关键能力和竞争优势的来源（Fine等人，2002）。；Pertusa-Ortega等人，2010年）。组织对外包的看法还提供了对与合同制造商的外包关系管理的理解，这表明企业需要使用各种控制，协调和供应商管理实践来管理外包关系（Handley和Benton，2009、2012、2013；Kaipia和Turkulainen，2017；Narasimhan等，2010）。
此外，从组织的角度进行外包研究强调模块化，这表明模块化的产品结构和紧密联系的模块化组织设计已普遍促进了合同制造并促进了外包（Benassi，2009；Hoetker，2006；Schilling和Steensma，2001）。在这种情况下，模块性可以定义为“活动在模块A和B中而不是在模块A和B之间发生相互依存的程度。没有模块[hellip;],活动不仅依赖于同一模块中的其他活动，而且hellip;hellip;其他模块中的活动”（Asmussen等人，2016：916）。
尽管在PSM环境下对外包的研究很少（Brewer等，2014），但可以得出以下结论。在这一领域的研究表明，PSM在使用中间材料和组件将产品的制造外包时，如何保持采购杠杆（Ellram和Billington，2001），精心设计的合同可以改善采购情况。与生产一起外包（Yang等人，2017）。研究还表明，如何与其他公司组成采购团队（Nollet和Beaudieu，2005），以及如何管理外包生产的采购要素，以便公司可以保留供应链力量并最大程度地降低风险（Amaral等，2006）。而且，最近，研究提供了如何将某些商品外包的具体例子（Parry等，2006）。尽管如此，PSO设计与外包之间的潜在关系仍然鲜为人知。
3.研究方法
3.1 理论阐述研究方法
在这项研究中，我们从事理论阐述研究（Ketokivi和Choi，2014年；Lee等人，1999年）。在理论阐述研究中，在特定情况下通过说明性的经验数据对理论框架进行了完善和完善。我们以集中化，混合化，分散化框架和PSO的四个结构替代方案（类别，业务部门，地理位置，活动）为基础，并对其进行详细阐述，以进一步了解PSO的设计如何支持PSM的外包部分。我们使用经验数据来说明在GCC情况下，PSM和外包的组织设计如何相关，并为为什么观察到的基于活动的组织设计可能与PSM的外包部分相关提供了理论解释。
为了本研究的目的，我们根据单个嵌入式单元案例研究设计（Yin，2009）收集了经验数据。我们出于五个原因选择了它。首先，案例研究设计支持理论阐述的目的（Ketokivi和Choi，2014）。其次，案例研究使我们能够进行详细的数据收集，并且非常适合对复杂的组织设计进行深入的了解（Beverland和Lindgreen，2010；Dubois和Gibbert，2010）。第三，案例研究方法支持了我们在现实环境中深入研究当代现象的目标（Dubois和Gibbert，2010；Yin，2009）。第四，案例研究非常适合“如何”类型的研究问题（Yin，2009）。最后，通过一个嵌入式单元案例研究，我们可以控制组织设计中公司环境的影响（Ryu等，2008）。
3.2 案例描述
我们选择了全球化工公司（GCC，匿名）作为本研究中要分析的案例。GCC的总部位于德国，在全球设有子公司。在GCC内部的生产涵盖了广泛的医药和化学产品，例如处方药或营养品。GCC为手头的研究提供出色的设置有几个原因。首先，GCC以前一直将所有PSM保留在内部，但最近与外包提供商合作以获取其PSM的重要组成部分。在此之前，它经历了一次重大的组织重新设计。这使我们能够研究PSO的新设计如何促进外包。第二，与本文关于PSM如何发挥其战略作用的总体背景一致，该项目的明确初始目标是实现流程协同效应，尤其是在交易采购流程中，以便将内部资源转移到更具战略意义的活动中。因此，在GCC，某些PSM活动的外包由于任何制造外包而没有启动。此外，我们从2010年最初的重新设计以及随后的实施过程开始，在组织变更过程中重新访问数据，直到2012年和2013年将某些活动包。
3.3 数据收集与分析
我们收集了2010-2013年期间的数据。这使我们能够实时分析新的全球采购组织设计的决策依据。数据收集发生在GCC组织设计和外包的三个阶段：组织重新设计（2010），新设计的实施（2011）和某些PSM任务的外包（2012-2013）。数据主要是通过对管理讲习班和会议的访谈和观察收集的。此外，在整个组织重新设计中，我们还收集了其他材料，例如组织结构图，外包文档，会议记录，过程说明。
为了了解GCC战略的初步情况，运营环境和新组织设计的发展，我们总共进行了六次采访（首席采购官（CPO），绩效管理主管，北美采购主管，德国采购主管，加拿大采购主管，技术材料和设备类别主管在2010年观察了三个核心团队讲习班，三个扩展核心团队讲习班和三个指导委员会。然后，我们进行了七次采访（德国采购主管，三个现场采购负责人，三个团队的负责人在最大的站点上），还观察了五个核心团队研讨会，以收集有关2010年12月至2011年6月之间的第一个飞行员（GCC的德国采购）的数据。最后，我们观察了新组织设计的实际实施情况（2011年中）和随后的一些PSM任务外包，并在实施后的两年内进行了四次后续访谈签约（与CPO，德国采购主管和两次绩效管理主管联系）。我们还可以访问有关外包决策的文档，例如，GCChad寻找外包提供商的正式请求和其他文档，还可以观察决
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